의사전달의 기본은 조직 상하 간 ‘유대관계’이다

의사전달의 기본은 조직 상하 간 ‘유대관계’이다

듣는 것으로 설득할 수 있는 리더가 되라

기업 내의 인간관계, 그룹 간의 협조관계의 토대는 우선 상하 관계의 양호한 의사전달 구축이다. 인원수가 적은 회사라면 사장과 각 사원들의 직접적인 인간관계가 기초토대가 되지만, 회사의 규모가 커질수록 그룹별로 업무를 분담해서 효율성을 높이고 그룹 간의 연대강화로 회사중심의 결속을 굳혀가야 한다.

의사전달의 기본은 직접 대화를 주고받는 조직 상하관계의 유대관계이다. 상사와 부하직원의 대화는 회사 경영방침이나 정보전달처럼 일방통행의 경우를 포함해 확실한 이해를 필요로 하기 때문에 설명이나 질의응답 형식으로 의사소통을 해야 한다.

이럴 경우 상사는 사측의 의도를 분명하고 알기 쉽게 설명하고 부하 직원으로부터 나오는 의견에 귀를 기울이는 아량 넓은 상사가 되어야 한다. ‘효과적으로 납득시키기 위해서는 우선 상대의 말에 귀 기울이는 사람이 되는 것'이 상사의 덕목이다.

일방적인 강요는 부하 직원의 마음을 끌어들일 수 없으며 오히려 오해나 실수를 유발하게 된다. 부하 직원의 이야기를 들은 뒤 그 심정을 이해하고 배려하면서 지도하는 것이 관계의 결속을 굳히는 계기가 된다. 부하 직원의 이야기를 들으면서 “그거 좋은 의견이군”, “귀중한 정보 고맙네”라는 식으로 칭찬을 해주는 것도 유대감을 깊게 하는 방법 중의 하나이다.

칭찬을 받은 직원은 더욱더 의견을 제시하게 되며 업무 처리에 적극적으로 대응한다. 부하와 연대감이 강해짐으로써 부하 직원의 의욕도 높아지며 곧바로 업무상의 실적으로 이어질 수 밖에 없다. 부하 직원과의 사이에 신뢰감이 생기면 업무 관계에서 개인 문제까지 여러 가지 상담을 받게 된다.

상사는 이런 상담에는 적극적으로 대응해야 한다. 또 그 대응에 의해서 훗날 좋은 결과가 나타난다면 신뢰감은 점점 더 깊어진다

부정형보다 긍정형으로 이야기하라

상사는 평소 업무분야부터 개인적인 상담에 이르기까지 부하 직원의 이야기를 들으면서 업무의 진행방법을 지도하거나 개인적 고민을 해결하기 위한 어드바이스를 해 준다. 이런 대화를 통해서 상사에게는 부하의 인간성을 계몽하여 균형감 있는 인물로 육성시킬 책임이 있다. 이것은 자신의 인간성과도 연관되기 때문에 상사 자신도 끊임없는 자기수련과 부하 직원을 연마시키는 자기계발에 노력해야 한다.

그런데 어느 시대나 사회에는 세대 간의 가치관 차이가 존재하고, 항상 논쟁이 있게 마련이다. 최근 전통있는 기업에서 IT화에 발맞추어 종래 회사 기풍과는 다른 사고방식이 필요하다는 의견들이 젊은 사원들간의 주된 이슈가 되고 있다. 그러므로 경영자나 상사는 신세대에 맞는 사내 커뮤니케이션 구축에 대해서 한층 더 생각할 필요가 있다. 부하 직원에게 쓰는 화법은 그 내용이나 상황에 따라서 형식이 달라 질 수 있다.

다만 중요한 것은 업무에 관한 내용이든 개인적인 상담이든 상사가 적극적으로 처리하고 생각을 표현함으로써 사내의 밝은 인간관계를 만들어야 한다는 것이다. 부하의 입장에서 보면 밝은 인간관계란 ‘우리 상사는 신뢰할 수 있고, 친금감 있다’라는 것이다.

부하 직원과의 대화는 의사전달의 정도가 밀접할수록 폭이 넓어질 것이다. 부하 직원과의 밝은 관계를 형성하면 부하 직원의 마음을 잡고 스스로 움직이게 할 수 있다. 반대로 어두운 인간관계는 오래 가지 못하고 자연히 사람의 마음은 떠나버린다. 밝은 인간관계를 유지하기 위한 화법은 무슨 일이든 부정형 표현은 피하고 긍정적으로 표현하는 것이다.

‘매출액 목표를 달성하지 못하면 경영난에 부딪힌다’가 아니라 ‘목표를 달성하면 적자를 없애고 이익을 올릴 수 있다. 이익의 일부는 배분한다’라고 말하면 사원은 의욕적으로 회사에 결속하게 된다. ‘그런 방법으로는 안 된다’가 아니라 ‘이렇게 하면 되지 않겠는가?’라고 말하면 문제가 해결방향으로 향한다

관리자는 이제 더 이상 사원 위에 군림하는 존재가 아니다. 직원들에게 회사는 잠시 머무르다 떠나는 곳에 불과해서는 안된다. 적당히 일하고, 적당히 시간 보내다가 월급을 타가고, 그러다 운(運)이 좋으면 월급이 오르고, 혹은 다른 회사로 옮기는 많고 많은 회사 가운데 하나 일 뿐이라는 생각을 갖지 않게 하기 위해선 관리자의 직원에 대한 커뮤니케이션 능력이 다른 어떤 능력보다 우선된다.